Effizient Termine vereinbaren

Das Vereinbaren von Terminen mit 2 und mehr Personen gehört zu unseren alltäglichen Zusammenarbeits-Aufgaben. Es gibt sicher tausend Wege dies zu tun, aber der schlechteste ist jemanden zu bitten, per E-Mail ein paar Terminvorschläge zu senden. Stellen wir uns vor, was das für die Person die die Vorschläge senden soll bedeutet: Jeder Terminvorschlag muss im Kalender als "provisorisch gebucht" eingetragen werden, damit der Zeitraum nicht andersweitig besetzt wird.

Wenn ich also innerhalb von einem halben Tag 2 mal gebeten werde "ein paar Vorschläge" zu schicken, dann bedeutet das 4-6 Zeiträume zu blockieren. Wenn dann, im besten Falle am selben Tag, meistens aber erst ein paar Tage später eine Bestätigung für einen der vorgeschlagenen Termine eintrifft, sind in dieser E-Mail die anderen Vorschläge nicht mehr erwähnt. Ich muss nun auch noch meinen Kalender nach diesen Einträgen durchsuchen um sie wieder freizugeben. Die ganze Prozedur, bis ein Termin definitiv feststeht ist sehr aufwändig und ineffizient. Zur Verbesserung mache ich folgenden Vorschlag:

Bei Terminvereinbarungen zwischen 2 Personen:

Das Telefon oder Instant Messaging benützen und nicht E-Mail. Einen Termin zu vereinbaren ist als eine Art Annäherungsprozess zu verstehen. Ein Partner äussert seine Vorstellungen, der andere reagiert darauf indem er zusagt oder einen Alternativvorschlag präsentiert, worauf Ersterer auf dieselbe Art und Weise verfährt, bis beide Vorstellungen übereinstimmen. Im besten Fall braucht es einen Vorschlag, in der Regel aber einige mehr, bis es passt. Genau aus diesem Grund ist Real-Time Kommunikation für das Terminvereinbarungsverfahren den zeitverzögerten Mitteln vorzuziehen. Wenn es aus irgendwelchen Gründen trotzdem nicht anders geht, sollte der Anfrager in seinem E-Mail wenigstens gleich einen Vorschlag präsentieren und/oder erwähnen. Mit etwas Glück, passt dieser ja

Bei Terminvereinbarungen zwischen mehr als 2 Personen:

In diesem Fall ist E-Mail meistens die einzige realistische Möglichkeit. Natürlich wäre auch hier das Telefon oder Instant Messaging idealer, aber es ist in der Regel selten so, dass alle am Vereinbarungsprozess Beteiligten gleichzeitig verfügbar sind. Wenn wir nun also E-Mail als Kommunikationsmittel für die Terminvereinbarung einsetzen sollte wie folgt vorgegangen werden:

In der E-Mail die zu koordinieren Personen bitten anzugeben, an welchen Daten innerhalb eines vorgegebenen Bereichs, es ihnen NICHT möglich ist, den Termin wahrzunehmen. In der E-Mail unbedingt angeben, dass eine Antwort so rasch wie möglich erfolgen soll. Wenn alle Antworten eingetroffen sind, sofort eines der freien Daten innerhalb des Zeitraumes fixieren und alle über über den zustande gekommenen Termin informieren.

Durch dieses Vorgehen, wird allen Beteiligten viel Arbeit erspart und die Chance bei der ersten Runde einen Termin zu finden steigt.